Hur ett HR-system kan hjälpa dig att hålla kontakt med dina anställda

När första vågen av nedstängningar på grund av coronapandemin drabbade Europa i mars 2020, trodde vi alla att det var något övergående – en stormby som skulle ebba ut inom några få månader. Men längre fram, när stora delar av Europa införde striktare restriktioner på grund av den ökade smittspridningen, insåg vi att denna mardrömslika situation skulle komma att bestå ytterligare en tid trots att det gått över ett år. Vaccineringarna har påbörjats men sanningen är att det kommer att ta sin tid innan alla är skyddade och pandemin kan anses var över på allvar.

teams-meeting

Ansvaret att hitta bra lösningar ligger på linjechefer och HR-personal

De flesta av oss instämmer nog i att vi under de senaste 12 månaderna har lärt oss mycket och fått omvärdera det mesta när det gäller vårt arbetssätt. Även om den digitala revolutionen redan var på gång när Covid drabbade oss, har den accelererat exponentiellt i och med det plötsliga behovet av personal som jobbar online. Detta har inneburit stora utmaningar för ledningen inom varje bransch, i synnerhet inom de branscher som har dröjt med att införa digitala verktyg.

Det nya sättet att arbeta har också inneburit att vi har fått lära oss vad människor kan och inte kan klara av. Medan en del anpassade sig snabbt till att jobba på distans fanns det andra som fick kämpa med känslor av isolering och overklighet. De flesta har känt ett starkt behov av ökad kontakt, bättre balans och effektivare och mer flexibla sätt att hålla sig à jour med sitt arbete, sina kollegor och sitt företags kultur och värderingar.

Detta är utmaningar som vi alla ställts inför oavsett hur länge vi varit i arbetslivet eller vilka arbetsuppgifter vi har, men en stor del av ansvaret att hitta bra lösningar ligger på linjechefer och HR-personalen. Vad som behövs nu mer än någonsin är kreativitet och nya lösningar inom personaladministration.

Teknik som frigör tid för mänskliga kontakter

De goda nyheterna är att en del av lösningen redan finns där ute. Det enda du behöver göra är att styra stegen åt rätt håll. Det handlar om att hitta och anpassa verktyg som hjälper dina kollegor i ledningen att regelbundet kunna hålla sig à jour med sina rapporter och hur de kan använda den information de samlar in för att kunna ge den högsta ledningen en översiktsbild. Pulsundersökningar kan vara ett fungerande hjälpmedel för att skaffa sig en bättre överblick, men när det gäller att hjälpa dina medarbetare att känna att de står i kontakt och kan göra sig hörda, finns det ingenting som kan ersätta en ansikte-mot-ansikte-kontakt, även om detta sker via videosamtal. 

Ett HR-system är till nytta för hela organisationen

HR-system som stöder personliga uppföljningssamtal med personalen, frånvarohantering och andra typer av uppföljningar av de anställda är ett viktigt verktyg när distansarbete eller hybridarbete tillhör vardagen. Digitala HR-system är till stor nytta för hela organisationen och innebär stora fördelar särskilt när det gäller:

  • Ledningen – viktiga data och trender kan hjälpa dig att se hur din organisation fungerar när personalen arbetar på distans.
  • HR – med hjälp av automatiserade processer kan HR-personalen lägga sina resurser på mer strategiska arbetsuppgifter.
  • IT – master data i ett stort HR-system kan hantera tillträdeskontroller och licenshantering och skicka data till exempelvis löne- och ERP-system.
  • Chefer – genom att förenkla rutinerna för möten om status för pågående projekt, uppföljningssamtal och/eller prestationsledningsmöten, får linjecheferna mer tid över till andra viktiga arbetsuppgifter.
  • Anställda – genom att de anställda själva har tillgång till uppgifter och support från HR upplever de att de står närmare organisationen och sina roller i den.

Har du funderat över att införa ett HR-system i din organisation men varit osäker på var du ska börja? Vi har stor erfarenhet inom området och har skrivit en lättläst guide med tips och tricks om hur du kan komma till skott med digitaliseringen av HR.

Ladda ner guiden

New call-to-action
CatalystOne

CatalystOne, 24 juni 2021