Unngå denne GDPR-fellen

Hvis dere har problemer med tungvinte, manuelle, arbeidsprosesser i HR-avdelingen har dere behov for et HR-masterdatasystem!

Frigjør ressursbruk og øker sikkerheten

Før brukte HR-avdelingen mye tid på manuell administrasjon av rekrutteringsprosesser. Derfor investerte de i en digital løsning for å håndtere oppgaven. Høres det kjent ut??

HR-masterdata, eller stamdata, blir ofte ignorert og får ikke den oppmerksomheten den fortjener. Bare rundt 20% av virksomhetene har et dedikert system til HR-masterdata. Siden HR-masterdata ikke er direkte tilknyttet en HR-prosess er det vanskelig å identifisere behovet for ett slikt system.

Her er noen av de mest typiske signalene på at dere har behov for et sentralt register for å lagre og oppdatere deres kritiske ansattdata:

  1. Dere benytter Excel eller et lønnssystem for å oppbevare viktige opplysninger om ansatte, som for eksempel adresse, fødselsdato, stilling eller rolle i organisasjonen.
  2. Toppledelsen har behov for rapporter som understøtter beslutninger, men det er utfordrende å generere rapporter med data fra forskjellige kilder, og kvaliteten blir dårlig.
  3. Det er ikke mulig å følge en medarbeiders historiske endringer, som stillingsendring eller nye ledere, i det nåværende systemet.
  4. Deres medarbeidere er avhengig av å kontakte HR for å få tilgang til sine personlige HR-dokumenter, som ansettelseskontrakter eller brev om endring i lønn etc.
  5. Deres måte å håndtere data på er ikke i samsvar med den kommende personvernforordningen da dere ikke kan sikre tilgang til personlige data eller spore hvem som har tilgang til dem.

Hvis dere kjenner dere igjen i ett eller flere av de overnevnte signalene kan deres organisasjon ha fordel av et sentralisert HR-masterdatasystem. Human Capital Management (HCM) systemer inkluderer HR-masterdata, og ekspertene anbefaler at du starter digitaliseringsløpet for HR med nettopp masterdata. Den nye generasjonen HCM-systemer reduserer ikke bare papirarbeider, men automatiserer tidkrevende prosesser og frigjør tid for ledere og medarbeidere med selvbetjeningsløsninger, og viktigst av alt, sørger for at deres HR-data er sikker.

Les mer om fordelene ved et HR-Masterdatasystem fra CatalystOne 

Christian Holthe

Christian Holthe, 18. august 2017

Christian Holthe er VP Security & Operations hos CatalystOne Solutions. Med lang erfaring innen IT-sikkerhet og skyløsninger, har Christian en sentral rolle i sikkerhetsarbeidet hos CatalystOne - både internt i organisasjonen og for de programvareløsningene vi utvikler og leverer.