Hvorfor HR Masterdata bør håndteres av HCM-system og ikke av lønnssystem

Fra tid til annen kommer vi i diskusjoner om HR masterdata skal være hos oss eller i lønnssystem. Nedenfor har jeg skrevet ned mine tanker om det.

Hvorfor HR Masterdata bør håndteres av HCM-system og ikke av lønnssystem

HR Masterdata av god kvalitet er avgjørende på mange områder i en moderne organisasjon. Nedenfor er noen eksempler:

  1. De fleste bedrifter har hundrevis av ulike IT-systemer som alle trenger å få informasjon om bruker (ansatte) og deres roller for å styre tilganger.
  2. For å tildele tilgang til fysiske lokaler trenger man informasjon om hvem som er ansatt, i hvilken organisasjon/lokasjon.
  3. For å utbetale lønn og andre godtgjørelser er det nødvendig med informasjon om hver enkelt ansatt inkludert deres lønn/godtgjørelser, bankkonto, med mere
  4. Digitale HR-prosesser som er beregnet for utvikling og ledelse av personalet er helt avhengig av data om hver enkelt ansatt, rolle, organisasjon, leder, m.m. for å fungerer.
  5. Rapporter og analyser over bedriftens human kapital er helt avhengig av masterdata, gjerne i kombinasjon med data om kompetanse, prestasjon, resultater, engasjement, osv.
Lønnssystemer har eksistert i lang tid og har tatt vare på en del data om ansatte. Parallelt med dette har ofte IT-avdelingene håndtert data om ansatte (f.eks. i MS Active Directory) som har vært nødvendig for tilgangsstyring i de ulike IT-systemene. Begge disse systemene har som regel vedlikeholdt data manuelt. I de siste 4-5 årene har følgende utviklingstrekk endret på bildet:
  1. Behov for bedre risikostyring i forbindelse med tilgang til bedriftens IT-systemer har gjort det klart for IT-avdelingene at de må basere seg på HR masterdata som vedlikeholdes av HR. IT har derfor etterspurt lettere tilgang til kvalitetssikret masterdata.
  2. Digitalisering av HR-prosesser for kompetanseutvikling og læring har gjort det synlig for HR at håndtering av masterdata er mangelfull.
  3. Økt behov for rapportering og analyser som underlag for forretningsmessige beslutninger har vist at HR masterdata er av mangelfulle, av dårlig kvalitet og er vanskelig tilgjengelig.
  4. GDPR har bidratt til økt bevisstgjøring om sikker håndtering av persondata.
På denne bakgrunn har det dukket opp behov for systemer som:
  1. Har stor grad av innebygget fleksibilitet slik at alle de ulike behovene for HR masterdata kan dekkes i ett og samme system.
  2. Gir god støtte til de prosessene som fører til at slike data oppstår og endres (onboarding, offboarding og forflytting).
  3. Er lett å implementere gjennom enkel konfigurasjon slik at de kan tilpasses bedriftens behov etter hvert som de utvikler seg.
  4. Har høy grad av brukervennlighet slik at de lett kan brukes av alle involverte
  5. Har god støtte for malbaserte workflows slik at relevante personer kan involveres for å oppgi, endre og godkjenne masterdata.
  6. Har solid og fleksibel rollebasert tilgangsstyring.
  7. Støtter de ulike kravene i GDPR, inkludert automatisk sletting, anonymisering, portabilitet og kontroll over egne data.
Lønnssystemer er laget for lønnspesialister og kjennetegnes av følgende:
  1. Lav brukervennlighet
  2. Nokså rigide, krevende å implementere og endre
  3. Takler meget komplekse oppgaver i henhold til kravene i hver enkelt land
  4. Fungerer dårlig over landegrenser
Systemer for Human Capital Management er beregnet for hele organisasjonen og kjennetegnes av følgende:
  1. Lett å bruke
  2. Lette å implementere og endre
  3. Fungerer bra over landegrenser
New call-to-action
Svein Erik Myhr

Svein Erik Myhr, 21. desember 2018

Svein Erik is dedicated to great communication. As Marketing Manager he spends his days finding the very best ways we can offer business value to our prospects and customers.