Guide til nye HR-ledere, del 1: det grunnleggende "must haves"

Til deg som nylig har fått jobb som første HR-leder i en bedrift med ambisjoner om å bygge opp en profesjonell HR-funksjon: Gratulerer med ny og spennende jobb!

guide til nye HR ledere.jpg

Uansett om dette er din første jobb som HR-leder eller om du har flere års erfaring, er det å være bedriftens aller første HR-leder en helt spesiell situasjon. Derfor har jeg satt meg ned med vår egen HR-direktør – eller som vi sier, VP People & Culture – Camilla Hydén Karlsson for å få høre hennes aller beste tips for jobben og reisen som ligger foran deg.

Guiden vår for nye HR-ledere består av fem deler:
  1. Grunnleggende administrative "must haves"
  2. Den årlige HR-syklusen
  3. Kultur
  4. Nettverksbygging og kontinuerlig læring
  5. Lær av egne feil

«Den første fasen om grunnleggende administrative "must haves" er ganske rett frem», begynner Camilla.

Litt avhengig av utgangspunktet for stillingen din, vil du mest sannsynlig måtte gjennomgå eller lage nye maler for ansettelsesavtaler, sikre at nødvendige HMS-prosesser er på plass og bygge opp en database for personaldata og -dokumenter. Det er mulig at du også må etablere bedriftens retningslinjer for ulike områder, for eksempel permisjon, forsikringer, velferdsgoder og reisevirksomhet.       

En god start er å finne ut av hvilke lover og regler som gjelder for virksomheten, og få en oversikt over nåværende praksis. Dette hjelper deg med å avdekke om praksisen har noen mangler, slik at du kan definere hvilke områder som må prioriteres. «Jeg anbefaler deg å konferere med en advokat eller arbeidsgiverorganisasjon for å forsikre deg om at alle lover og regler blir fulgt», råder Camilla.

Et annet tema som er viktig å ta stilling til, er personvernlover som gjelder for personaldata. Personvernreglementet får en betydelig oppdatering i mai 2018, noe som betyr at du må kartlegge i detalj hva slags informasjon bedriften håndterer, hvem som har tilgang til den osv. Disse reglene, som går under forkortelsen GDPR (The General Data Protection Regulation), kan du lese mer om her.

 Forsterk merkevaren som arbeidsgiver med gode onboarding og offboarding

«Uansett hvordan rekrutteringen foregår, er det viktig at du får på plass gode rutiner for onboarding og offboarding», sier Camilla. Du bør definitivt ikke undervurdere viktigheten av gjennomarbeidede og detaljerte prosesser for nye medarbeidere og dem som slutter, og de bør begge ha medarbeideren i fokus. Jo høyere omsetning, desto høyere bør du prioritere å etablere disse rutinene. Et onboarding-program kan være så enkelt som en sjekkliste over punkter som skal håndteres eller gjennomgås, som deles med alle involverte i prosessen. Listen kan for eksempel inneholde punkter til IT om å få på plass datamaskiner, telefoner og e-postkontoer, samt punkter som går på å informere lønnsavdelingen om lønn, frynsegoder og den ansattes kontonummer. Sjekklisten for medarbeidere som slutter, bør på sin side påminne om ting som å avslutte e-postkontoer og returnere nøkkelkort og annet utstyr.

«Hvis du lar medarbeidere få slutte med en følelse av å bli godt behandlet, påvirker du bedriftens merkevare i positiv retning. Føler medarbeideren seg dårlig behandlet, blir virkningen motsatt. ‘Word of mouth’ har stor makt, særlig over en merkevare.»

«Tenk på det administrative som et solid fundament for HR-funksjonen. Har du det administrative på plass, får du en veldig god start», oppsummerer Camilla.

Hold øynene åpne for det neste blogginnlegget vårt, som vil handle om den årlige HR-syklusen.

 

Er det på tide å anskaffe et HR-system? Last ned vår guide som inneholder alt du trenger å vite når du skal investere i ett HR-system.

New call-to-action
Johanna Puustinen

Johanna Puustinen, 11. desember 2017

Johanna is responsible for content at CatalystOne and loves sharing good customer stories industry trends and news from CatalystOne.