Fyller begrepet Performance Management deg med en litt dårlig følelse? Eller er du en leder som sukker tungt ved tanken på enda et ubehagelig oppfølgingsmøte med en i teamet ditt? De siste årene har Performance Management blitt sett på som utdatert, belastende og av lav verdi, men bølgen av endringer som har fulgt i kjølvannet av Covid-19-pandemien kan ha tvunget frem et positivt skifte og en ny tilnærming til en viktig prosess som mange har ansett som ubrukelig.
Hva er Performance Management?
La oss starte med å definere Performance Management:
Performance Management er en pågående prosess med det formål å støtte medarbeiderens utvikling og skape gode rammevilkår for å kunne utføre arbeidet på best mulig måte / få maksimal utnyttelse av ressurser. Performance Management knytter medarbeiderens rolle og oppgaver sammen med selskapets strategiske mål, slik at selskapet kan utvikle de riktige talentene for fremtiden.
Utfordringer med tradisjonell Performance Management
I flere tiår har selskaper hatt en "one size fits all"-tilnærming når det gjelder oppfølging av ansattes prestasjoner, der alle i selskapet har blitt evaluert og vurdert mot spesifikke mål. Denne prosessen innebærer årlige, halvårlige eller kvartalsvise evalueringsmøter mellom leder og medarbeider, der mål og prestasjoner diskuteres og gjennomgås.
I noen organisasjoner har metoden blitt kjent som "rank and yank" fordi den har blitt brukt for å rettferdiggjøre oppsigelse av de 10% av de ansatte som har prestert dårligst.
Det er derfor ikke så overraskende at det ikke gis ærlige tilbakemeldinger, av frykt for å miste jobben. Resultatet? En tidkrevende og ineffektiv prosess som fører til lav arbeidsmoral og mangel på motivasjon.
En undersøkelse utført av CEB (nå Gartner) viste at 95% av lederne var misfornøyd med PM-prosessene sine, mens 59% av de ansatte sa at de ikke syntes evalueringene gav noen verdi. I tillegg sa hele 90% av HR -lederne at de ikke følte opplegget ga noe konkret informasjon og 56% av de ansatte sa at de ikke fikk tilbakemelding på hva de kan forbedre.
Populære Performance Management-trender
Hvis tradisjonell Performance Management allerede var utdatert før pandemien, så er det så godt som dødsdømt etter pandemien. Som HR-ekspert Eric Mosley sier "Hvordan kan en vurdering i desember 2020, basert på en 12 måneder gammel stillingsbeskrivelse, på noen-som-helst måte være en rettferdig vurdering av utfordringene de ansatte har overvunnet?".
Og dette er stort sett kjernen i problemet – ikke bare under en pandemi. Tradisjonelle metoder er ikke smidige nok for et moderne arbeidsmiljø. Tradisjonelle prosesser var basert på troen på at organisasjoner opererer i stabile miljøer. Landskapet de fleste bedrifter befinner seg i i dag er alt annet enn stabilt - endring og kontinuerlig transformasjon er den nye normen.
Så, hva er noen av de nye(re) tilnærmingene som øker i popularitet?
Utvikling - ikke måling
I stedet for en pisk eller gulrot-tilnærming, omfavner mange organisasjoner nå Performance Management for å engasjere og utvikle medarbeiderne. Med mange medarbeidere som ønsker eller må jobbe fra hjemmekontor, har behovet for å holde arbeidstakere løpende informert, engasjert og motivert fått høy prioritet.
Tankegangen er ikke helt ny og er basert på prinsippene i modellen Continuous Performance Management som har eksistert i noen år nå. Det dreier seg ganske enkelt om å endre fokuset fra å evaluere det som har vært til å engasjere og utvikle seg for nåtiden og fremtiden.
Kontinuerlig og gjensidig tilbakemelding
Årlige vurderinger blir erstattet med jevnlig oppfølging, vanligvis ukentlig eller månedlig. Dette gir linjeledere og ansatte muligheten til å diskutere måloppnåelse, prestasjoner og utfordringer fortløpende. Med teams som ikke lenger jobber fra samme sted, kanskje heller ikke med samme arbeidstid, har behovet for regelmessig dialog blitt enda viktigere.
En Harvard-studie fremhevet virkelig kraften i interaksjon da den fant ut at hyppig oppfølging med ledere ikke bare forbedret måloppnåelse, men at samtalen ikke engang trengte å handle om oppgaver eller kvalifikasjoner. Enhver dialog - det være seg om familien eller været - løfter prestasjonene.
Å samle toveis og 360-graders tilbakemelding blir også stadig mer populært. Resultatene gir et mer helhetlig bilde av den ansatte og lar også HR-ledere identifisere trender eller problemstillinger innen avdelinger.
For eksempel har den nylige, raske overgangen til omfattende fjernarbeid resultert i prosesstyringsproblemer for mange. Slike problemer er lettere å løse hvis de blir identifisert tidlig. Eller i det minste flagget før de eskalerer videre.
Coaching – ikke evaluering
Behovet for tillit og dialog ligger sentralt i å engasjere og utvikle ansatte. Dette er så godt som motsatt av den tradisjonelle metoden der lederen en gang i året setter seg ned og gjør en evaluering av medarbeiderens prestasjoner i retroperspektiv.
God coaching innebærer løpende samtaler mellom leder og medarbeider om forskjellige deler av rollen eller oppgavene - og en tilnærming til hva som må gjøres - og hvordan - som bygger på samarbeid. Dette vil igjen hjelpe ansatte til å jobbe mer selvstendig og få mer eierskap til oppgavene, samtidig som det frigjør tid for lederen.
Et annet viktig aspekt ved coaching-tilnærmingen er selskapets evne til å videreutvikle medarbeiderne sine. Allerede før pandemien førte digitalisering og nye forretningsmodeller til et økende kompetansegap i mange bedrifter og dermed et stort behov for videreutvikling (upskilling) av sine medarbeidere.
I en global undersøkelse nylig gjennomført av McKinsey om fremtidige kompetansebehov sier ni av ti ledere at deres organisasjoner enten allerede står overfor kompetansegap, eller forventer å få kompetansegap i organisasjonen i løpet av de neste fem årene. Samtidig visste færre enn halvparten av respondentene hvordan de skulle løse dette problemet.
Selskapene må, ifølge McKinsey, utarbeide en kompetansestrategi for å utvikle sine ansattes digitale og kognitive evner, deres sosiale og emosjonelle ferdigheter og deres tilpasningsdyktighet. Med andre ord, bygge medarbeidernes ferdigheter i kritisk tenkning og beslutningstaking, ledelse og samarbeid.
Konsulentselskapet understreker at nå er det på tide at selskaper øker opplæringsbudsjettene sine og forplikter seg til omskolering og utvikling av sine ansatte.
Digital støtte
Hånd i hånd med skiftet til mer kontinuerlig Performance Management har det også vært en overgang til økt bruk av digitale løsninger for å støtte Performance Management-prosessene.
Faktisk har utviklingen av gode digitale løsninger i stor grad muliggjort de store endringene vi nå ser i Performance Management-prosessene. Muligheten til å publisere og oppdatere mål for organisasjonen og løpende dele tilbakemeldinger er avgjørende for å lykkes.
Performance Management-software lar også HR og linjeledere sikre kontinuitet og åpenhet gjennom effektivisering, strukturering og planlegging av prosesser som deretter er tilgjengelige og synlige for alle.
Et HR-system tilbyr automatiserte prosesser, med trinnvise rutiner og maler. Slike prosesser sparer ikke bare tid og forbedrer effektiviteten, men kan også fungere som etterlengtet støtte for ledere, samt sikre god og kontinuerlig oppfølging av medarbeidere.
Konklusjon
Performance Management-prosesser har gjennomgått store reformer de siste årene. Det er tydelig at den nylige pandemien har fremskyndet disse endringene for en del bedrifter – og for andre dramatisk understreket behovet for endring.
Det er på tide å si farvel til gammeldagse metoder som mange hevder bare skader medarbeiderens motivasjon og resulterer i dårlig samarbeid og lavt engasjement.
Å utvikle en effektiv Performance Management-prosess er ingen liten oppgave og krever tid og krefter for å planlegge og implementere.
Men gjort bra, vil det hjelpe bedriften til å være rustet for fremtiden og nå målene sine. Samtidig vil det hjelpe dine ansatte til å realisere sitt fulle potensial og støtte ledelse og HR i å få mest mulig ut av organisasjonen.
