Du er netop blevet udnævnt som den første HR-chef i en virksomhed med ambitioner om at opbygge en professionel Human Resources-funktion: Tillykke med dit nye, spændende job!
Hvad enten det er dit første job som HR-chef, eller du har flere års erfaring fra andre virksomheder, så er det altid en speciel situation at være en virksomheds første HR-chef. Derfor har jeg talt med vores egen HR-direktør – vores VP People & Culture – Camilla Hydén Karlsson for at få hendes bedste tips til rejsen.
Vores guide for nye HR-chefer består af 5 dele:
- Grundlæggende administration
- HR-cyklus hen over året
- Virksomhedskultur
- Networking og løbende uddannelse
- At vokse som HR-chef
“Grundlæggende administration – første fase – forklarer jo næsten sig selv,” siger Camilla.
Afhængigt af udgangspunkt skal du sikkert revurdere eller etablere kontraktskabeloner, sørge for, at de nødvendige processer vedrørende sundhed, miljø og sikkerhed er på plads, samt opbygge en database for medarbejderdata og dokumenter. Du skal muligvis også etablere virksomhedspolitikker på forskellige områder som for eksempel orlov, forsikringer, medarbejdergoder og rejser.
Når du skal prioritere opgaverne, giver det god mening at kortlægge love og regler for netop din branche og at få overblik over din nuværende situation. Så får du afdækket eventuelle compliance-problemer og kan lettere definere, hvor du skal sætte ind først. “Jeg anbefaler, at du tager advokater eller en medarbejderorganisation med på råd for at sikre, at gældende lovgivning og relevante regler bliver overholdt,” siger Camilla.
Det er også vigtigt at være opmærksom på reglerne om persondata, der også gælder for medarbejderdata. Persondatabeskyttelse bliver markant opprioriteret fra maj 2018, og derfor skal du se nøje på, hvilken type information du administrerer, hvem der har adgang til den osv. Læs mere om det nye EU-regulativ GDPR her.
Skab et stærkt employerbrand med gode ansættelses- og fratrædelsesprocedurer
“Hvad enten du skal ansætte mange eller få, skal du have styr på ansættelses- og fratrædelsesprocedurer,” fastslår Camilla. Processerne skal udvikles med fokus på medarbejderen. Undervurdér ikke betydningen af ordentlige og detaljerede ansættelses- og fratrædelsesprocedurer. Navnlig ved mange ansættelser og fratrædelser er det afgørende at prioritere disse procedurer højt. Ansættelsesprocessen kan være så enkel som en tjekliste med opgaver, som du deler med de involverede – it skal måske sørge for mail, telefon og pc, mens lønningskontoret skal kende aflønning, goder, kontonumre og så videre for den nyansatte. Du skal have en tilsvarende tjekliste for medarbejdere, der fratræder – lukning af mailkonto, aflevering af adgangskort og udstyr med videre.
“Hvis medarbejderen føler sig godt behandlet ved fratrædelse har det positiv indflydelse på dit brand som arbejdsplads – derfor gælder det modsatte også. Arbejdsforhold rygtes hurtigt og har betydning for, hvem der søger stillingerne.”
“Tænk på den grundlæggende administration som fundamentet for din HR-funktion. Er dette område på plads, har du givet dig selv en god start,” konkluderer Camilla Hydén Karlsson.
Har du planer om at investere i et nyt HR-system?
Vores Buyers Guide hjælper dig med at komme i gang og giver tips på hvad du skal overveje, når du sammenligner leverandører.
