Alle virksomheder ved (eller bør vide) at medarbejderne er deres vigtigste ressource.
Alle HR-ledere ønsker at hjælpe forretningen med at skabe gode HR- visioner, strategier og processer på tværs af hele virksomheden.
Men håndteringen af den vigtigste ressource er ikke nogen nem opgave, da alle medarbejdere er forskellige, og forretningens behov vil uundgåeligt forandre sig i takt med at forretningen vokser og udvikler sig.
Så hvad kan HR gøre for at få succes i en foranderlig verden?
Den kæmpe forandring, som de fleste virksomheder gennemgik i løbet af 2020, har vist os at evnen til at kunne håndtere hurtigt skiftende forretningsbehov, kræver at organisationen må hurtigt kunne omstille sin målsætning, retning og samtidigt sikre produktiviteten.
Og vigtigst af alt, overveje hvad det betyder for medarbejderne.
For at gøre dette, må du selvfølgelig have et overblik over dine ansatte. Med andre ord, et system for at kunne centralt opbevare og håndterer jeres medarbejderstamdata.
Som mange virksomheder har indset, kan manglen på et dedikeret HR master data system lede til mange komplikationer som kan mærkes på tværs af organisationen.
For eksempel, det er svært at planlægge en omstrukturering af organisationsstrukturen, hvis du ikke har en opdateret oversigt over medarbejdernes kompetencer og erfaring. Eller hvis den information er opdelt i mange forskellige systemer og filer.
Da master data ikke er direkte knyttet til en HR-proces, er det heller ikke så oplagt at identificerer hvorfor man har behov for det. Men symptomerne på at man mangler det, er meget nemmere at identificerer.
Her er nogle af de mest typiske situationer som er symptomer på at I har behov for master data:
- I benytter Excel eller lønsystemet til at opbevare oplysninger om medarbejderne, så som adresse, fødselsdag, titler, eller deres placering i organisationen.
- Virksomhedens ledelse har behov for rapporter til at træffe strategiske beslutninger, men det at skabe rapporter fra mange forskellige datakilder er både udfordrende og datakvaliteten er pinlig lav.
- Det at dokumenterer historikken på en medarbejder, så som nye job roller eller nye ledere, er ikke muligt i jeres nuværende system.
- Medarbejderne har ikke mulighed for at selv finde de dokumenter eller kontrakter som de leder efter, og de har ikke andet valg end at kontakte HR.
- I har ikke nogen sikker måde at forhindre adgang til personlig information, eller registrerer hvem der har været inde og ændre på den.
Hvis en eller flere af disse symptomer lyder bekendte, kunne jeres organisation antageligvis få meget glæde af et centraliseret HR master data system.
Moderne HR master data systemer handler ikke bare om at reducerer papirarbejdet og samle data på ét sted, men også at automatisere tidskrævende processer, give ledere og medarbejdere adgang til selv-service og vigtigst af alt, sikre at jeres HR data er sikker og compliant.
Desuden, når virksomheder kommer igennem pandemien og de store hændelser over de sidste par år, er der en fornyet fokus på hjemmearbejdspladser, employee experience, mental helbred og diversitet og inklusion på arbejdspladsen.
Hvordan virksomheder takler disse områder, og hvorvidt de kan gøre det på en agil og effektiv måde, vil direkte påvirke om de er i stand til at succesfuldt tiltrække og fastholde de bedste talenter.
I en moderne HR-funktion er master data rygraden af effektive processer, og den positive indflydelse som kan mærkes på tværs af forretningen og dens medarbejdere.
