Når du skal velge leverandør av HR-system er det flere forhold du må ta hensyn til. Dette er kriteriene du bør velge HR-system ut ifra.
Det finnes mange grunner til at du bør investere i et HR-system. Det som er viktig er at HR-systemet hjelper deg og dine HR-medarbeidere i arbeidet deres. Det kan være dere har behov for et HR-software for å støtte strategiimplementering, medarbeidersamtaler, kompetanseutvikling eller etterfølgerplaner. Eller kanskje dere rett og slett bare behøver å få kontroll og oversikt over HR-masterdata?
I denne artikkelen gir vi deg råd for hva du bør tenke over før du velger mellom ulike leverandører og systemer. I tillegg finner du Topp 12 sjekkliste ved valg av leverandør av HR-system nederst i artikkelen.
Tid og ambisjoner
Vi anbefaler at du tar tiden du trenger for å finne den leverandøren av HR-systemer som best møter dine behov og i tillegg passer inn i bedriftskultur deres. Det er også viktig å finne en leverandør som støtter dine ambisjoner på HR-fronten – her og nå, men også i fremtiden.
En annen faktor det er viktig at du tar med i beregningen er leverandørens mulighet til å støtte et bredt utvalg av prosesser. Vi i CatalystOne har for eksempel flere forskjellig moduler vi støtter. Det kan hende at bedriften din kun ønsker å digitalisere et par HR-prosesser i begynnelsen, men når dere etter hvert ønsker å utvide, er det nyttig å ha mest mulig HR-prosesser i et integrert system og lagre all medarbeiderdata på en sikker måte i HR-masterdata. Det er altså viktig å investere i et system du kan ha med deg i årene fremover, i stedet for å gå for et som kun hjelper deg her og nå.
HR-leverandøren er en partner
Når du velger en leverandør bør du velge en du kan tenke deg å jobbe med over tid. Da må du i forkant vurdere om dere passer sammen med hensyn til for eksempel kundeservice, kommunikasjon og kultur.
Et annet viktig kriterium for å velge leverandør er at du som kunde kommer til å bli behandlet som viktig og at du kan få være med å påvirke planer og prioriteringer. Du kan gjerne ha høye forventninger og krav til HR-leverandøren, men det er også fint om du deler informasjon og stiller opp som referanse hvis du er fornøyd.
For å velge en leverandør er i virkeligheten et valg av partnerskap. Når du velger en HR-leverandør er det for å skape noe sammen.
Hva er forventningene dine til et HR-system?
Det finnes en del ting som er viktige å ha kontroll på. Du bør for eksempel maksimalt vurdere tre leverandører. Ved å vurdere flere enn tre vil det som regel gi deg mer informasjon enn du makter å forholde deg til.
For at virksomheten skal få størst mulig utbytte av systemet, er det viktig at det faktisk blir brukt. Derfor må du tenke over er brukervennligheten, og her er det en fordel å ikke være alene i vurderingssituasjonen. Be minimum én til to medarbeidere som skal bruke det nye systemet daglig om å være med i vurderingsfasen.
Når dere er et team, er neste steg å finne ut hvilken informasjon dere trenger. Det tar tid å utarbeide kravspesifikasjoner, og da kan det vært raskere og lettere å fokusere på spørsmål i stedet. Del spørsmålene, forventningene og de eventuelle kravene med leverandøren før møtet slik at alle kan stille forberedt.
En utfordring for full utnyttelse av systemet er at du som kjøper holder tilbake informasjon. Dette er det mange kjøpere som fremdeles gjør. Men jo mer du deler – desto bedre informasjon får du tilbake!
Topp 12 sjekkliste ved valg av leverandør av HR-system
- Vær krystallklar på hensikt og hvilke prosesser HR-systemet skal støtte.
- Har du nødvendig støtte og forankring i ledelsen?
- Har leverandøren en holdning og kultur som passer din?
- Har du råd til investeringene? Sjekk budsjettet.
- Hva er leverandørens prismodell? Se etter skjulte kostnader.
- Møter leverandøren kravene du setter til funksjonalitet og eventuell integrasjon med andre system?
- Hvor omfattende er implementeringen? Hvem står for implementering og hvordan? Du kan gjerne be om konsulentens CV.
- Sjekk leverandørens renommé innen kundeservice og support. Gjør også en referansesjekk.
- Vil du som kunde få egen kontaktperson hos leverandøren?
- Sjekk ut teknologi og frekvens av nye software-versjoner.
- Sjekk om systemet er fleksibelt. Kan det tilpasses din bedrifts behov og ønsker?
- Og til slutt – kan leverandøren tilby «beste praksis» og veiledning til deg som kunde?
